La plupart des entreprises comptent dans leur rang au moins une secrétaire. Cependant, certains se demandent encore à quoi une secrétaire peut bien servir au sein d’une entreprise. Pourquoi est-il important qu’une entreprise ait une secrétaire ?

Qu’est-ce qu’une secrétaire ?

Une secrétaire est une professionnelle de l’administration qui joue un rôle essentiel dans les entreprises et autres environnements organisationnels. Les secrétaires sont généralement les personnes qui maintiennent et organisent les tâches de bureau, mettent en œuvre les procédures et effectuent des tâches administratives supplémentaires, en fonction de la nature de leur emploi.

Par exemple, les tâches administratives dont une secrétaire est responsable peuvent différer selon les secteurs d’activité, comme le droit, le secteur des entreprises privées et les entités gouvernementales. Voulez-vous plus d’informations sur les secrétaires ? Êtes-vous à la recherche d’une secrétaire ou êtes-vous une secrétaire à la recherche d’un emploi ? Le site www.1001secretaires.com est la première plateforme de mise en relation dédiée exclusivement aux secrétaires. Vous y trouverez toutes les réponses à vos différentes préoccupations.

En quoi est-il important pour une entreprise d’avoir une secrétaire ?

La secrétaire joue un rôle très important au sein d’une entreprise. Elle est chargée d’une large palette de tâches aussi importantes les unes que les autres pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il s’agit notamment de la réception des clients, la gestion et le classement des dossiers, la correspondance, les taches de bureau, etc.

• Réception

C’est une tâche très importante pour une entreprise. Elle consiste pour la secrétaire à orienter et aider les visiteurs et les nouveaux employés. Il s’agit notamment de diriger les visiteurs vers les personnes qu’ils sont venus rencontrer et de montrer aux nouveaux employés où aller lors de leur premier jour ;

• Classement

Les secrétaires gèrent souvent les dossiers des clients et d’autres documents dans un bureau. Certaines secrétaires utilisent le courrier électronique, Word et Excel pour créer des feuilles de calcul ou des documents et les distribuer aux employés ou aux clients. La relecture de documents et la rédaction de courriers électroniques sont d’autres tâches ;

• Correspondance

Les secrétaires sont les agents de liaison par excellence de l’entreprise. Elles reçoivent les appels des clients et des collaborateurs et répondent à leurs différentes préoccupations. De plus, elles effectuent et transfèrent les appels pour communiquer des informations ou pour fixer des rendez-vous.

• Tâches de bureau

 Dans les petits bureaux en particulier, les fonctions d’une secrétaire peuvent inclure des tâches de bureau de routine et des courses pour aider les autres. Il peut s’agir d’annuler ou de reporter des rendez-vous, de commander des fournitures de bureau, de prendre des notes pendant les réunions et d’aller chercher des boissons pour les invités.